TEDARİKÇİ EL KİTABI

1.AMAÇ

Bu Tedarikçi El Kitabının amacı Rekor Kauçuk A.Ş. nin satınalma hakkında sürdürülebilir yönetim standartları, sosyal yönetim sistemi standardı çerçevesinde satın alma hakkında bir yöntem oluşturmak, tedarikçilerden temin edilen hammadde ve ambalaj ürünlerinin satın alınması hususunda yazılı bir yöntem oluşturmak, tedarikçilerin seçimi, periyodik denetimleri ve değerlendirmesi ile ilgili metodolojiyi tanımlamak ve konu ile ilgili sorumlulukları belirleyerek bir disiplin içerisinde yürütmektir.

2.KAPSAM

Hammadde temin eden tedarikçilerimizi kapsar. Bu tedarikçiler Rekor Kauçuğun ürün kalitesini doğrudan etkileyen hammadde temin ederler ve yeterlilikleri onaylanmıştır. Ürünlerinin ve proseslerinin kalitesini garanti etmek için, bu el kitabı içerisindeki önlemleri alır, devam ettirir ve uygularlar. Talebimiz üzerine de veriler, kayıtlar ve uygulama sonuçları gibi bu önlemlerle ilgili tüm detaylar tarafımıza bildirilir.

3.UYGULAMA

Tedarikçi seçimimize ilişkin uygulamalarımız bu el kitabına göre yürütülmektedir. Satınalma Bölümümüz bu çalışmanın koordine edilmesi ve yürütülmesinden sorumludur. Tedarikçi seçimi, “müşteri tarafından aksi belirtilmediği sürece” akreditasyonu olan belgelendirme kuruluşu tarafından en az ISO 9001:2015 belgesi almış tedarikçiler arasından yapılır.

Bunun yanında, ISO 14001 çevre ve / veya ISO 45001 iş sağlığı ve güvenliği yönetim sistem belgeleri de bazı tedarikçilerimizden talep edilebilecektir. Tedarikçiler, yeni aldıkları ya da revizyon olmuş tüm kalite sistem belgelerini Rekor Kauçuk’a bildirmekle sorumludur.

Tedarikçi asgari seviyede yasal sorumluluklarını üstlenmeli, çevre ve iş kanunu gerekliliklerini karşılamalı ve bu konuda Rekor Kauçuk Sürdürülebilir Kalkınma Hedeflerine uygun hareket etmelidir.

4.HAMMADDE GRUBU TEDARİKÇİLERİN SEÇİMİ VE ONAYLI TEDARİKÇİ LİSTESİ

Rekor Kauçuk A.Ş. tarafından üretimde kullanılan girdi malzemelerinin temin edildiği hammadde Tedarikçilerin listesi Onaylı Tedarikçi Listesi ile verilir. Onaylı tedarikçi listesi yerli ve ithal satın alma kalemleri için beraber hazırlanır. Bu listelerin dışında yer alan firmalardan hammadde satın alımı yapılmaz. Onaylı tedarikçi listeleri elektronik ortamda güncel olarak tutulur. Onaylı tedarikçi listesinde onaylı, şartlı onaylı ve onaysız tedarikçiler görülebilir. Onaylı

tedarikçiler yeşil, şartlı onaylı tedarikçiler sarı ve onaysız tedarikçiler kırmızı renk ile işaretlenmiştir. Onaylı tedarikçi listesindeki tüm tedarikçiler yılda bir kez gözden geçirilir. Onaylı tedarikçi listesi yaşayan bir liste olduğu ve sürekli güncellemeler yapıldığı için onaylı tedarikçilerin onay geçerlilik süreleri de yenilenmektedir. 3 yıl boyunca alım yapılmayan onaylı tedarikçi statüsünde bulunan tedarikçiler askıya alınır ve tekrar alım yapılması durumunda öncelikle numune onay süreci devam eder. Şartlı onaylı ve onaysız tedarikçilerin askıya alınma tarihleri ve tekrar gözden geçirilme tarihleri listede görülmektedir. Şartlı onaylı tedarikçiler için gözden geçirme süresi 1 yıl, onaysız tedarikçiler için tekrar gözden geçirme süresi 3 yıldır. Ayrıca Onaylı tedarikçi listesinde CALIFORNIA 65 CONFLICT MINERAL FORM, KKDIK, EU REACH belgeleri ile DİREK TEDARİKÇİ olup olmadığı bilgilerine de ulaşılabilmektedir.

4.1.Hammadde Onaylı tedarikçi Listesine yeni bir Tedarikçi eklenmesi:

Tedarikçilerimizi teknik ve ticari açıdan tanıyabilmek için, Yeni tedarikçileri seçim kriterleri soru listesi, Yeni Tedarikçi Seçim Kriter Listesi Formu tedarikçi ile paylaşılır ve kanıt dokumanlar ile belge doğruluğu onaylanır. Akabinde tedarik edilecek hammadde için TDS, SDS ve ISO 9001 belgeleri ile Reach kayıt ve KKDIK kayıt bilgileri numune ile istenir. ÜR-GE Satın Alma Alternatif Hammadde Çalışmaları Takip Formu ile numune takip edilir. Bu formda malzemenin sipariş numarasından itibaren, tedarikçi, üretici, menşei bilgileri ile TDS SDS REACH KKDIK bilgilerine ulaşılabilmektedir.

4.1.1.Hammadde Grubu Mevcut tedarikçilerin değerlendirme dönem sonlarında onaylı tedarikçi listesinden çıkarılacak olması

Satın alma amacıyla verilen her sipariş ve bunun sonucunda gerçekleştirilen sevkiyatlar Tedarikçi izleme formuna kaydedilir ve Tedarikçi Değerlendirme Raporuna göre Tedarikçi değerlendirilir. Bu değerlendirmeler sonunda verilen puanlar altı aylık periyotlarla hesaplanır. Bu hesaplama sonunda listeden çıkarılacak bir tedarikçi söz konusu olduğunda tedarikçi iyileştirme prosesleri uygulanır. Onaylı Tedarikçi Listesi ve elektronik ortamda güncellenir.

4.2.Firma Ziyareti ve Tedarikçi Seçimi:

Firma Yeni Tedarikçi Seçim Kriter Listesi Formunun değerlendirilmesinden sonra, Satınalma ve Kalite bölümlerimiz gerekli görürlerse tedarikçi adayının olanaklarını yerinde gözlemlemek için firmayı ziyaret ederler. Bazı durumlarda Rekor Kauçuktaki ilgili diğer bölümler de bu ziyaretlere katılabilir. Bu ziyaretin amacı, tedarikçi adayı tarafından gönderilmiş form ve detay bilgi içeriklerinin gözlemlenmesidir.

4.3.Tedarikçi Denetleme:

Her yıl yapılan Tedarikçi Denetim Planı doğrultusunda Üretim yapan tedarikçiler başta olmak üzere hammadde/ambalaj malzemesi tedarikçileri denetlenir. Bu denetimler haberli/habersiz olabilir. Özellikle mevcut tedarikçilerde performans düşüklüğü tespit edildiği zaman, gerek görülür ise kalite güvence, satın alma ve üretim bölümlerinin katılımıyla ISO 9001:2015 standardına göre denetleme gerçekleştirilir. İyileştirme kapsamında, tedarikçiye

kalite yönetim eğitim önerilerinde bulunulup ilgili süreç takip edilir. Yeni tedarikçilere veya tedarikçi adaylarına da gerek görüldüğü takdirde denetleme gerçekleştirilir. Denetlemenin neticesinde hazırlanan rapora göre tüm durumlar göz önüne alınarak söz konusu tedarikçi ile devam edilip edilmeyeceğine karar verilir.

Denetleme sırasında Tedarikçi Denetim ve Sosyal Denetim Soru Listesine doldurulur ve sonuçlar buna göre hesaplanır.

Force majeur durumlar için online denetim ve görüşmeler yapılabilir. Görüşme sırasında Tedarikçi görüşme Formu doldurulur.

4.4.Tedarikçi Değerlendirme

Tedarikçi değerlendirme sipariş sonunda gerçekleşen sevkiyata göre aşağıda verilen kriterlerin ışığında tedarikçi değerlendirilir. Değerlendirme dönem bitiminden sonraki ay ortasına kadar bitirilir.

Tedarikçi değerlendirmeleri Tedarikçi İzleme Formu ve Tedarikçi Değerlendirme Formu ile yapılır.

Tüm tedarikçilerin değerlendirilmesine ek olarak Tedarikçi Risk Değerlendirme Formu ile düzenlenir.

4.4.1.Tedarikçi Puan verme Kriterleri:

A.) Kalite Sistem Belgeleri:

Kalite sistem belgelerinin takibi Belge Takip Formu ile yapılmaktadır. Değerlendirme yapılırken aşağıdaki belgeler dikkate alınır;

ISO 9001:2015               Kalite Belgesi

ISO 14001:2018             Çevre Belgesi

ISO 45001:2018             ISG Belgesi

IATF 16949:2016                       Otomotiv Kalite Belgesi

B.) PPM:

Hammadde ürün grubu için tarafımıza sevk edilen ürünlerdeki hata payı kalite departmanı tarafından hesaplanır ve PPM sonucuna göre hammaddenin tedarik edildiği tedarikçi değerlendirilir.

C.) Hata Bildirimi:

Her sevkiyattaki hata bildirim sayısı, tüm tedarikçiler için hesaplanır. Hata bildirimi puanını oluşturur.

D.) Düzeltici Faaliyet Hızı:

Düzeltici faaliyet (8D) isteklerini yerine getirme hızına göre tedarikçiler puanlandırılır.

E.) Saha İadeleri:

Saha iadeleri de dahil olmak üzere müşteride tedarikçi yüzünden ortaya çıkan problemlere göre tedarikçi puanlandırılır.

F.) Recall

Tedarikçiden alınan hammaddeden kaynaklı olduğu teyit edilen bitmiş ürünle alakalı geri çağrıma problemi ortaya çıkması halidir.

G.) Teslimat Miktarına Uyum:

İletilen sipariş miktarı ile teslim alınan sipariş miktarı arasındaki uyuma göre tedarikçi puanlandırılır. (+ /- %10 kabul)

H.) Teslimat Terminine Uyum:

İletilen sipariş tarihi ile söz verilen teslim tarihi arasındaki uyuma göre tedarikçi puanlandırılır.

(iç piyasa: + /- 2 gün, ithalat: + /- 7 gün)

I.)  Aşırı Navlun:

Tedarikçi kaynaklı aşırı navlun ücretine göre tedarikçi puanlandırılır.

J.) Tedarikçi ile ilişkiler:

Fiyat politikası, maliyet azaltma yeteneği, İlgililerle iletişim kurulabilmesi, gizlilik politikasına uyuma göre tedarikçi puanlandırılır.

K.) Çevre 14001:2018 (Alınan ürünlerin çevreye zararları)

Nakliye, taşıma ve ambalaj durumları incelenerek, bu hususlarda çevreye zarar verebilecek etkide uygulamaları var mı değerlendirilir ve puanlandırma yapılır. Çevreye zararlı olacak şekilde hasarlanma, uygun olmayan paketleme, istifleme, dökülme, dayanıksız ambalaj malzemesi kullanımı vb. olup olmadığı sorgulanır.

L.) ISO 45001:2018 (Alınan ürünlerin İSG olarak değerlendirmesi)

Tedarikçilerden ISO 45001:2018 standartlarına uygun tedarik edilen ürünlerin kullanım esnasında işletme içerisinde önlemler alınmasına rağmen insan sağlığına etkisi olup olmadığı sorgulanarak değerlendirilir. (Var ise meslek hastalıkları, ilgili hammaddeye kullanımından doğan veya doğabilecek iş kazaları esas alınarak değerlendirme yapılır)

4.5.Tedarikçi Geliştirme:

Tedarikçi Risk Değerlendirme Formu na göre risk değerlendirmesi yapılan tedarikçinin geliştirilmesi için Tedarikçi İzleme ve Değerlendirme Formu paylaşılır, zayıf olan tarafları üzerinde iyileştirme yapabilmeleri için fırsat tanınır. İkinci taraf denetimlerle durum kontrolü yapılır. Denetim sonrası iyileştirme adımları olarak süreç yönetim, risk analizleri, problem çözme yöntemleri hakkında bilgilendirme/ eğitim ihtiyacı tespitinde yönlendirme yapılabilir.

4.6. Sistem Gereklilikleri

Tedarikçi minimum ISO 9001 kapsamında denetlenir ve uygulanabilen tedarikçilerde IATF/ VDA kapsamında denetleni